電話の対応
仕事を的確に、円滑に進めるためにはいくつかのポイントがあります。
そして基盤さえしっかりしていれば、いくらでも応用が利きます。仕事に臨機応変さは不可欠です。どんな時にもミスのない仕事を遂行するための基本を今一度、振り返ってみましょう。
【電話応対】
取引業者やクライアントの会社に電話したとき、なかなか出てくれない会社ありませんか？他にも電話越しなのに不機嫌そうな対応・・・・・。その会社にあまり良くないイメージを抱いてしまいませんか？
電話は声だけのコミュニケーションです。直接会って、会話をすることとは違って相手の表情が見えないために声のトーンや速度、話し方で大方判断せざるを得ません。
そして電話応対に限らず一度、不快な思いをすると電話連絡時のたびに不快感を引き起こします。そのような失礼なイメージを植えつけないために、下記項目を再度徹底して下さい。
・口調は早すぎず・遅すぎず、丁寧に。
・電話が掛かってきた場合、コールの２〜３回以内で取る。それ以降は「お待たせいたしました」と付け加える。
・明るく・ハキハキと社名と氏名を名乗る。
・相手の社名・氏名を確認し、誰に用事があるのか確認する。相手が名乗らない場合「失礼ですが、お名前を頂けますか？」や「どちら様でしょうか？」と確認する。
・担当者が不在の場合は、折り返す旨を伝え、連絡先を確認しメモに控える。
・用件は復唱し、確認すること。
・電話の終わりは「失礼致します」「ありがとうございました」で締め括り、相手が通話を終了させたことを確認してから受話器を置く。
・メモは担当者の机の上に分かるように置く。電話を受けた日時・社名・氏名・簡単な用件・折り返すのか電話があっただけか
・相手の連絡先を記入する。